【不動産会社】人手不足時代に立ち向かう 今いる社員で生産性を最大化するための戦略とは！？　

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不動産会社では全国的に人手不足に悩まされています。

たまっていく業務や、手がつけられない事業改善、経験が浅い人に任せた業務から起こるクレーム処理、忙しい最中のトラブルへの対応、新人教育にも手が回らない、などの忙しさに苛まされている会社はとても多いようです。

改善点として、採用力をアップするために採用対策をすることはもちろん重要です。

しかし、新しい人材が入社するまで、現状のまま忙しい業務に追われ続けているのでしょうか。

それでは、今いる社員まで疲弊していく可能性が高くなるでしょう。

また、もし新入社員の採用があったとしても、会社の業務体制が変わらなければ、同じループにはまってまたその社員が辞めてしまうという事の繰り返しになることも想定されます。

そこで、今本当に必要な対策は、今いる社員の数のまま、少ない人数でも業務に対応できる力をつける事です。

それでは、今いる社員で業務の効率を上げるにはどうしたら良いかという戦略について今回の記事で解説して行きます。

不動産業界での人手不足

まずは、人手が不足している要因を考えてみましょう。

人手が不足していれば、せっかく新規事業を始めようとしても、人手が足りないために通常の業務にさえも手が回らなくなってしまい、新規事業の取り組みもストップしてしまうという事になってしまいます。

改善や戦略に取り組みたいのに、人手が足りないという現状やループからいつまで経っても抜けられないという状況に陥ってしまいます。

人手が不足している要因

人手不足の要因を見てみると、以下の通りです（2023年6月帝国タイムスより）。

結果は（複数回答）

1位：条件に見合った人材から応募がない

2位：業界の人気がない

3位：企業の知名度が低い

となっています。

つまりこの結果をみると、自社の事を知らなかったり、不動産会社への印象をよく思っていなかったりして、求人に対する応募がそもそもない事が人手不足の要因になると言えます。

また、弊社が実際に他社さんにヒアリングをしながら、生の声としてよくお聞きするのが

・今いる社員も退職してしまう

・社員だけでなく、パートさんも応募がない

という深刻な状況です。

この状態は、実は、これから先の時代はますます厳しくなるだろうと考えられています。

また、人手不足については、大手企業においても同様の問題を抱えています。

つまり、大手企業の採用水準はクリアした上で、さらに中小企業だからこその強みを活かす取り組みをしないと、新しい社員の採用ができず人手不足に悩む問題はずっと解決できないと言えるでしょう。

人手が不足していない要因からも考察する

全国的にそのような現状の中でも、中には人手が不足していない会社もあります。

それではその会社にとって、人手が不足していないと感じている要因は何でしょうか。

このことについても資料を参照してください（2023年6月帝国タイムスより）。

結果は以下の通りです。

1位：賃金や賞与の引き上げ

2位：働きやすい職場環境づくり

3位：定年延長やシニアの再雇用

となっています。

特に1位の「賃金や賞与の引き上げ」について考察すると、この条件は必須だと言えます。

割合は51.7%と、この項目を答えに選んだ人は半数以上という事になります。

急激にインフレが進む中、個々にとって必要な出費は増え続けているので、賃金が高い会社への就職を希望するのは当然で必要な時代です。

しかしながら、ここに不動産業界の特徴として大きな問題があります。

不動産業界では、このインフレの状況でも、収入源となる「家賃」については、簡単に引き上げる事ができないため、売り上げを伸ばす事はとても難しいという課題があります。

そうです、売上が上がらないまま、社員の賃金を上げることはできません。

「売り上げを上げる」事ができないと、賃金を上げる事はできませんから、人手不足の課題はずっと解決できません。

そこで、家賃収入としての売上が上がらないならば、今いる人数でも、生産性を上げる事が絶対的に必要になってきます。

まずは、この「今いる人数で、一人一人の生産性を上げる」という取り組みをどうしても行わない事には、いつまで経っても人手不足の解決に至らないという事が言えます。

採用力を上げる採用対策

ちなみに、会社の採用力を上げる事も、そもそも取り組み続ける必要があります。

人材不足を解消するための秘訣については、以下の記事を参考にしてください。

▼参考記事

今いる社員の数で生産性を最大限に上げる３つの戦略

ここまでで、人手不足を解決するには

①今いる社員の数で生産性を上げる

②新しい人材を採用するための採用力や採用対策も上げていく必要がある

という２つの取り組みが必要だという事がわかりました。

今回の記事では、①今いる人材で生産性を上げることについて、詳しく解説させていただきます。

それでは、「今いる社員の数で、生産性を最大に上げる」ためには、どのような戦略があるかを見てみましょう。

人材不足を人材で補うのではなく、以下の３つの戦略で生産性を上げて行きます。

３つの戦略は、

戦略①テクノロジー（不動産テック）の活用

戦略②パートの採用

戦略③アウトソーシング

です。

この３つの戦略を行うことで、下の図のように大幅な業務の圧縮ができ、効率化が可能になります。

業務の効率化は、ダイレクトに生産性の向上に繋がります。

それでは、それぞれの戦略について詳しく見てみましょう。

戦略①テクノロジーの活用

まずは、戦略①として、不動産テックを活用してデジタルシフト化を進める必要があります。

業務がアナログでは、無駄な仕事がとても多くなります。

特に不動産業界は、デジタル化に乗り遅れているといわれており、デジタル化を進める事は最重要課題となります。

そのためには、具体的に以下の３つの対策があります。

・対策1：お客様との書類のやり取りをWEB化した（紙をやめる）

・対策2：電子署名など、新しい仕組みを利用する（紙をやめる）

・対策3：RPAなど、テクノロジーの力を活用する（ロボットに任せる）

以下でそれぞれの対策を詳しく解説します。

→対策１について

紙は紛失しますし、管理が困難です。

段ボールに入ったまま取り出せない、どこに契約書があるか過去のものは見つけられないなどが通常起こっている事務作業が、管理がとても簡単に早く行えるようになります。

WEB化して、社員がいつでもわかりやすく管理されていることが重要です。

このWEB化そのものも、経験年数の浅いスタッフでも、誰でもすぐに見てわかりやすいように保管されている必要があります。

→対策2について

電子署名を更新業務に導入すれば、この作業時間だけでも90%も削減でき効率化できるという自社データがあります。

署名のための業務にテクノロジーを導入する事で実現できます。

→対策3について

RPAは難しいと考えられていますが、誰でも簡単に作成できるものもあります。

簡単なものなら誰でも作る事ができ、大幅な業務を減らす事ができます。

RPAを使えば、入力や登録の業務、数字の更新などがクリック一つでで自動に行えるということが実現します。

戦略②パートの採用

次に、戦略②として、パートの採用により、販管費を圧縮する事ができます。

前述したように、会社によってはパートの採用さえもなかなか決まらないという悩みがあるところが多い現状ですが、どのようにしたらパートの採用ができるのかという事も、取り組むべき一つの大切な課題になります。

少ない人数で、生産性を上げるには、パートスタッフの業務体制を整えて、業務効率を上げる事が不可欠です。

ここで、パートスタッフでも業務を遂行できるためには、戦略①のテクノロジー化も同時に必要になると言えます。

戦略③アウトソーシング

戦略③は、アウトソーシングにより、業務の自動化を行うことです。

少ない人員で生産性を上げるには、アウトソーシングできるところはアウトソーシングする、という考え方が重要です。

アウトソーシングの必要性やアウトソーシングする時の注意点に関しては、次の記事を参考にしてください。

▼参考記事

（株）クラスコでの実例

（株）クラスコでは、先にご紹介させていただいた「テクノロジー✖️パート✖️アウトソーシング」を実現して、人手を減らして、さらに残業も減らす事に成功しています。

残業時間は3年間で46%も削減しています。

業務的には、この「テクノロジー✖️パート✖️アウトソーシング」の実現により、何と8割もの仕事が減ったと考えられていて、そのおかげで少ない人数で生産性が上がっています。

未経験のスタッフが多い

（株）クラスコは、未経験のスタッフがとても多い職場です。

2021年現在で、現場対応のスタッフの平均勤続年数は1年11ヶ月、管理事務のスタッフの平均勤続年数は2年6ヶ月と、未経験のスタッフが多くいる会社です。

それでも業務が回っているのは、テクノロジーの活用によるものです。

また、パートさんが多く活躍しており、社員とパートの割合はほぼ半々で業務をこなしています。

スタッフの人数が31％減少

テクノロジーの活用や、業務のアウトソーシングを行うことで、少ない人員でも業務をこなす事ができるようになりました。

下の図のように、業務改善の取り組みの結果、2018年からの3年間で31%の人員を削減することができました。

また、それまでの業務を少ない人員でこなせるようになっただけではなく、更に管理物件が増え、業務も増えているので、実質の効果は更に大きなものだと捉える事ができます。

動画の活用が効果的

（株）クラスコでは、動画の活用を行った事もとても効果的だと考えられています。

例として、解約の申込みを「WEB➕動画活用」に変更することで、解約手続きに要する時間を57％も削減できたという実績報告があります。

最近では、至る場面で、動画で説明を受ける事が多くなりました。

説明を人に任せると、漏れがあったり間違いがあったりして、トラブルの原因にもなります。

また、説明のためのスタッフの時間が必要になり、業務効率的にも負担が大きくなります。

お客様にとっても、口頭での説明では時間が経つと忘れてしまうなどして、トラブルになりかねません。

それまでは、お客様が忘れてしまった内容に関する問い合わせだけでも大きな業務負担がありました。

この動画をまとめる作業がとても時間がかかっていますが、（株）クラスコでは、この動画説明のテクノロジーも全国の不動産会社に向けて不動産テックとして取り扱っています。

まとめ

不動産会社では、全国的に人手不足が問題となっています。

今回の記事の前半では、人手不足となる要因を解説させていただきました。

そして、その要因から考察すると、今後不動産会社が存続するためには、少ない人数で生産性を上げる事が何より必要だということがわかります。

そこで、記事の後半では、少ない人数で生産性を上げるための戦略について詳しく解説させていただきました。

不動産業界でも、他の業種においても、社員を募集するにあたり、

・賃金が高いことが第一条件で

・休日や残業についての項目がないのは、もう当たり前

という時代になっています。

テクノロジーを活用して、戦略に取り組む際に、今回の記事を参考にしてください。

人手不足のお悩みはテクノロジーで解決！

不動産会社に入ると、とにかくOJTで先輩にくっついて覚えなければならないというのが一般的ですが、「教える時間がない」、「でも専門性が高く教えないと伝わらない」と悩んでいる企業も多いのではないでしょうか？

特に不動産業界は業務範囲が広く、専門性も高いため教育は重要です。

ここからは、新入社員はもちろん、中途採用や2年目、3年目、リーダーの育成にも活用できるテックについてご紹介します。

Eラーニングで知識をインプット

「きょういくん」というEラーニングシステムは、一般的な社会人に必要な知識や考え方はもちろんのこと、不動産業界に特化した今すぐ業務で使える知識やノウハウを学べる動画が1,000以上収録されています。

賃貸管理の仕事から、クレーム対応の手法、会話力など、今知りたいことをスマホでどこでも学ぶことが可能です。

まずは、このE-ラーニングで必要な知識のインプットを行うことが大事です。

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WEBマニュアルで業務フローやルールを確認

WEBマニュアルの「ちんたいちょう」は、社内のルールやお客様への対応方法など、わからないことがあった時にスマホですぐ確認できます。

上司や先輩が忙しく、質問できない時にもとても便利です。

自社マニュアルの格納も可能で、各部署や各個人が持っている知識・ノウハウを集約させることで会社の資産を守ることができます。

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オンラインサロンのご案内

株式会社クラスコでは、不動産会社の経営改善や業務改善のためのオンラインサロンが始まりました。

不動産業界が抱える様々な課題に対して、解決＆改善をみんなで一緒に行うことを目指し事前に頂いたご質問からピックアップし時間の許す限りお答えいたします！

皆さまの様々な課題に対してデザイン・テクノロジー・ノウハウで解決していくきっかけになれば幸いです。

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