建物点検アプリ利用による物件清掃の内製化によって年間168時間の業務効率化を達成した事例を紹介　ジェクト株式会社様　神奈川県

シェア

Tweet

賃貸仲介・管理にかかる業務は複雑かつ多岐にわたるため、疲弊しない組織づくりは会社にとって重要です。

どうすれば社員の負担を減らすことができるのか…

生産性を上げ、残業時間を減らすことができるのか‥

など、お悩みの不動産会社の経営者の皆さん必見！

組織づくりのポイントと不動産テックを使い業務改善を行なったジェクト様の事例をご紹介いたします。

疲弊しない組織づくり

仕事には、「やらなければいけない仕事」と「やるべき仕事」の2つがあります。

「やらなければいけない仕事」に追われ、「やるべき仕事」まで手が回らなくなっているのです。

「やらなければいけない仕事」をたくさん行っても売上利益は上がりません。

この「やらなければいけない仕事」を自動化し、アウトソーシングをしていくことで、本来「やるべき仕事」に人材をシフトすることができます。

繁忙期の壁を打破し、次なるステージへの飛躍を果たすために、個人のスキルに頼るのではなく、付加価値の高いポジションへの移行に焦点を当てるべきです。

この転換を実現するためには、デザインやテクノロジーなどの革新を積極的に取り入れ、業務プロセスを進化させることが肝要です。

つまり、絶えずOS（組織体制）をアップデートし、未来に向けて前進し続けることが求められます。

さらに、業務を変えていくために人材の活かし方も大切です。

生産性が低い単純業務には、パートスタッフやアウトソーシングの力を活用し、その対照的に創造性と高い生産性を要求される業務は、社員や経営陣が担当します。

パートスタッフやアウトソーシングを有効に活用するためには、不動産テックのアカウントを共有することで、プロセスの平準化と情報の円滑な共有を容易に実現します。

見落とされがちな資料作成や集計業務、社員教育にかけている時間にもコストが発生しています。

人件費の影に埋もれていますが、表面化されていないコストの部分を見直し、テックを活用しアウトソーシングすることで効率化、コストダウンを図ることが大切です。

賃貸仲介スタッフの業務を8割削減

クラスコでは賃貸仲介のスタッフの業務を8割営業から削減しました。

現在、1人当たりの平均の仲介売上が2,200万円、トップは入社3年目の女性で4,400万円の売上を出しています。

自動化できるもの、アウトソーシングできるものは削減し、単純作業はパートに充てることで、お客様に特化できる環境をつくりました。

不動産テック×アウトソーシングで効率化し収益を上げる

不動産テックとアウトソーシングを組み合わせることで、自社の社員のようにマネジメントを行うことが可能になります。

例えば、原状回復の点検で言いますと、この点検に多くの人件費を使っても売上は変わりません。

この点検作業を不動産テックの「きろくん」を使い、アウトソーシングすることで、同じやり方で点検作業を行ってくれます。

原状回復工事後に清掃業者が全て綺麗に清掃してくださいますが、その報告書にも不動産テックの「きろくん」を使用しています。

外壁提案に関しても「がいへきんぐ」というアプリを使い、塗装業者にアウトソーシングしています。

私たちは、その報告書を印刷し、オーナー様に提案するだけという流れになります。

不動産テックを使うことで、新入社員でも年間１億円の売上を上げることができるのです。

【参考】

きろくん２：https://tatsujin.tech/kirokun/

がいへきんぐ：https://tatsujin.tech/gaiheking/

お客様対応において動画を活用

説明内容が繰り返し同じであるものの場合、動画化がおすすめです。

動画は言葉だけでは表現できない情報を提供し、文字の5000倍もの情報伝達力を秘めています。

入居者説明

弊社では、入居者様へ入居説明を動画へと移行しました。

動画への移行により、説明の漏れや誤解のリスクを軽減し、効果的なコミュニケーションを確立できます。

さらに、お客様が動画を視聴する間、スタッフは他の業務に集中できるため、生産性も向上します。

この方法は、効率の向上と同時に顧客体験の質の向上に貢献します。

業務の最適化やアウトソーシングは効果的ですが、最優先事項は「顧客満足度の向上」です。

単にお問い合わせや手間をアウトソースするだけでは、本当の満足を実現しません。

お問い合わせの発生自体を最小限に抑えることが、顧客の満足度向上につながる重要な要素と言えます。

事前の説明をビデオで提供することで、空いた時間に繰り返し視聴できるため、問題を未然に防ぐことが可能です。

入居中のトラブル

入居者マニュアルに関しても、現地でトラブルが起きた時にすぐにアクセスできないと意味がありません。

トラブルが発生した際、お客様自身が状況を確認し迅速な問題解決に繋がる入居者サプリは、問い合わせ件数を減少させる効果も持っています。

簡単な操作で解決できる不具合については、入居者サプリ内の詳細な説明や動画を活用し、お客様自身に問題解決の手助けを行っていただくことで、問い合わせを最小限に抑えるスムーズなプロセスを築き上げられます。

解約手続き

入居中のお客様からの解約手続きも、スムーズかつ効率的に行えるように進化しました。

ウェブサイトでは、解約に関する重要な情報を分かりやすい動画形式で提供し、お客様にはその動画を視聴して同意することが必要となります。

動画活用の取り組みにより、解約に関連する事務作業の時間を57%削減することに成功しました。

お客様にとっても、スピーディーかつ便利な解約手続きを提供できるようになり、満足度の向上につながっています。

疲弊しない組織づくりで管理部門の生産性がアップ

動画や入居者サプリの有効活用により、賃貸管理部門は労力を最小限に抑えつつ、業務が行えるようになりました。

この運用により、残業時間は大きく削減され、生産性の向上が実現しました。

ジェクト株式会社（神奈川県）

ジェクト株式会社：https://www.jecto.co.jp/

ジェクト様は課題を3つ抱えていました。

1.報告書に時間がかかる

→手作業で報告書作成を行なっていた

2.外部委託業者のコスパが良くない

→報告書の作成ができない

　高齢でシステムが難しい

3.巡回業務を行っている意味があまり感じられない

→不具合の発見ができない、工事受注に繋がらない、能動的な提案ができない

パートで内製化を行う

元々、外部に委託していたものを、パートで内製化することに取り組みました。

40代で業界未経験の方を採用し、「きろくん」を使用して点検を行なっていただきました。

報告書の作成も、結果を確認し出力するだけですので、非常にシンプルになっています。

「きろくん」は点検するポイントや項目が全てまとまっておりますので、未経験者でも管理会社としての目線で点検できる仕組みとなっています。

外部に委託していたコストは月間13万円かかっていましたが、今では6万5,000円と50%の削減に成功しています。

そして報告書の作成にかかっていた時間は月間16時間でしたが、今では月間2時間と87.5%の削減となっております。

年間に換算すると168時間削減され、非常に大きな改善をされました。

巡回点検の元々の報告書はA4の紙１枚に、写真４枚が添付された報告書でした。

「きろくん」では多くの写真を出力できますので、今ではA4の紙が4枚、写真が12枚付いたの報告書を送るようになり、オーナー様からは写真が多くて見やすいというお声をいただいております。

実際に不具合の発見数は3件から15件に、受注件数・金額は2件から10件と5倍に伸びております。

きろくん2：https://tatsujin.tech/kirokun/

賃貸仲介における売上アップの法則

弊社では、毎年売上を上げるための戦術を常に考えております。

最近では、キャッシュポイントの見直しを行いました。

賃貸管理会社は管理戸数が多ければ多いほど利益が出しやすいです。

ですので、キャッシュポイントを見直すだけでも、何千万と上げることができるのです。

上記は、賃貸仲介における売上アップの法則の図を表しています。

仲介業の売上は、多くの要因によって計算されます。

ポータルサイトへの物件掲載数、顧客からの反響率、店舗への呼込率、契約締結率、そして関連商品の販売率が含まれます。

反響率を上げるには、写真のクオリティが大切です。

成約率を上げるには、社員のトレーニングしかありません。

付帯率を上げるには、サブスクが有効です。

成功の鍵は、これらの要因のどれかが高水準であるのではなく、すべてが高い水準を維持できるように調整することにあります。

これが売上向上の迅速な手段です。

サブスク化のメリット

売上アップに関してはサブスクが有効です。

営業販売モデルでは、営業コストや営業トレーニングコストがかかります。

付帯商品をサブスク化し、入居者会員サービスとして説明することで、営業コスト不要になり、解約リスクも激減、更新漏れもなくなります。

賃貸管理会社における利益を増やす法則は、二つの要素、つまり管理戸数の増加（量）と、空室対策や提案力の向上（質）が極めて重要です。

この２つの要素が結びつき、ビジネスの成果を高めるのです。

まとめ

「やるべき仕事」をきちんと行い、生産性や利益を上げていくためには不動産テックが必要不可欠です。

DX化がなかなか進まずにいた不動産業界でしたが、最近ではITやAIなどの先端情報テクノロジーを取り入れたサービスの導入に意欲的な会社も多いです。

不動産テックはこれから大きく飛躍するのではないでしょうか。

本記事は以下の動画を参考に作成しています。

こちらも是非ご視聴ください↓

-----------------------------------------------------------
不動産テックのTATSUJIN JOURNALでは、最新の不動産トレンド、不動産テック、賃貸仲介・売買の業務改善事例、セミナー情報などお役に立つ情報を日々発信しています！

日々変わりゆく、時代の変化に応じた取組みが今まで以上に必要となってきました。

そこで、賃貸管理会社の皆様のお悩み、課題を解決するために、不動産に関する最新の情報をご提供しております。

その他、賃貸管理会社の皆様にお役に立てる情報をメルマガ・LINEにて配信しております。

こちらもぜひご登録お願いいたします！
-----------------------------------------------------------