テレワークにたった1日で切り替えられた3つのポイント

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新型コロナウイルスの影響が全世界で広がる中、対応に不慮されている企業様も非常に多いのではないでしょうか。

3月25日に小池都知事より「外出の自粛」と「できる限りテレワークをするように」という要請を受け、クラスコ銀座オフィスでは3月26日からテレワークに切り替えて業務を進めております。

オフィスワークからテレワークに切り替えるにあたり実質的な期間は1日しか無かったため急ピッチで切り替え作業を行ったのですが、今のところ大きな影響もなくスムーズに移行することができたと感じております。

そこで今回は新型コロナウイルスの影響でテレワークにスムーズに切り替えることができた3つのポイントについて解説させて頂きたいと思います。

ポイント1.【業務分担表】を作成していたこと

弊社クラスコではそれぞれの部署で業務分担表を作成しております。

その部署がどういった業務を行っているのか・・・？
業務の難易度は・・・？
生産性は・・・？
等々かなり詳しく棚卸しを行い表にまとめております。

そして、この表があったことによって、
テレワークに切り替えられる業務と切り替えられない業務の判別がすぐにできました。

このように、予め業務分担表の作成をしていたことが、テレワークへの切り替えに役立てることができましたので是非とも参考にしていただければと思います。

ポイント2．ITツールやシステムの活用に慣れ親しんでいたこと

弊社の場合、職務柄遠方のクライアントや金沢オフィスのスタッフとコミニケーションをとるためにかなり前からWeb会議の導入を行っておりました。

【利用システム】
zoomミーティング
▶https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

また、CRMやタスク管理ツールなどクラウド上で管理しておりますので、お客様とのやりとりの履歴や他のスタッフの業務の把握など、どこにいても、いつでも確認できる体制が以前から整っておりました。

 例えば、朝礼や打ち合わせはWeb会議や電話などでコミニケーションを取っておりますが、これも違和感や抵抗感なくできております。

ポイント3．ピンチをチャンスに変えようという思考を持っていたこと

ご存知の通り、新型コロナウイルスの影響は非常に大きく、対応していくのも非常に大変なのですが、だからこそテレワークに切り替えることを真剣に考える良い機会になったと感じております。

生産性を高めるためにはどういったことをするべきなのかを考え、日々の業務をブラッシュアップすることが出来ました。

せっかくテレワークを行うのであれば、この機会に働き方改革を進め、
「より生産性の高い企業を目指せる。」といった思考を共有できたことが、
テレワークへスムーズに切り替えられた要因になったのではないかと感じております。

そして、新型コロナウイルス終息後もテレワークを継続し、働き方改革を推進できるよう取り組んでいけたらと考えております。

以上、この3つのポイントを満たしていたため1日でオフィスワークからテレワークに切り替えたれたのではないかと感じております。

今後もテレワークの取り組みを配信させて頂きますので、是非とも参考にして頂けたらと思います。