賃貸管理の基礎｜入居後の管理の基本

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賃貸管理の基本として集金業務、レポート業務、管理移行、更新、保険、家賃交渉、テナントリテンション等の入居管理の基本業務をポイントを押さえてわかりやすく説明しています。

入居管理を行ううえで重要なポイントを理解することが出来ます。

賃貸管理の基礎｜入居後の管理の基本

ここでは賃貸管理の基本である、入居後の管理について解説します。

新規契約の確認と把握

【請求金額の確認】

契約形態ごとに契約金請求や月次請求、付帯商品などが異なりますので、新規契約が決まった際は契約内容と請求金額をしっかりと確認します。

契約金は敷金・礼金・保険料・鍵交換費用などの契約一時金と賃料・共益費などの毎月固定の費用が請求されます。

請求金額と契約書の内容に違いが出ないよう二重チェックを行いミスの発生を防ぎます。

法人契約の場合、法人負担と入居者負担の分配をよく確認しましょう。

電気や水道、駐車料は入居者負担の場合が多いので注意が必要です。

【集金開始月の確認】

契約金として2ヶ月ほどの賃料を請求することが一般的です。

契約金でいただいた家賃がなくなった後、初回の月次請求の請求漏れが無いよう注意しましょう。

【支払い方法について】

お支払い方法として振り込み・口座振替などを契約者に選択していただきます。

銀行指定の申込書の提出が必要になります。

銀行により申込書の提出締切日が異なりますので、注意が必要です。

振り込みの場合、振込忘れが無いよう、振込期限や振込先情報などをしっかりをご案内します。

収納業務

【引当について】

契約者や社宅代行から賃料が入金されたときは、該当する請求を探し、引当を行います。

間違った請求に引当てしてしまうと、入金された方に誤って督促してしまったり、請求しなければならない方への請求督促が漏れてしまったりとトラブルの原因になります。

金額と名義を確認し、慎重に引当を行います。

【引き落としがかからなかった場合】

引き落としがかからなかった場合は、残高不足や口座取引が無いといった原因が考えられます。

口座取引が無い場合、預金者の苗字変更や金融機関の統廃合が考えられます。

苗字変更の場合、新たに口座振替申込書を提出して頂きます。

引き落とし実績のある口座で突然「取引無」と報告された場合は金融機関の統廃合の可能性がありますのでWEBサイトなどで情報を確認します。

送金業務

オーナー送金とはオーナーに代わって賃借人から集金した家賃やその他の収入から管理委託料や立替金を精算し毎月決まった日にオーナーへ送金します。

※管理委託料は管理委託契約書に基づいて計算します。

オーナーの収入としては

・家賃

・共益費

・駐車料

・敷金

・礼金

があります。

また、オーナーの支出としては

・管理委託料

・修理費

・定期清掃料

・共用部光熱費

・ビルメンテナンス料

などがあります。

これらを月次で集計・精算したものがオーナーへの送金額となります。

精算内容をまとめて収支報告書を作成し、オーナーへ報告します。

レポート業務

【金額の算出】

入退去や控除・請求などを確認し、送金額を確定します。

新規契約の場合、契約当月の日割り賃料や礼金などを算出して送金額に反映させるとともに、管理促進費の控除を確認します。

退去の場合、退去月の日割り賃料を算出して送金内容に反映させます。

退去した契約者の敷金をオーナーが預かっている場合、敷金精算を行うために控除する必要があります。

【収支報告書の作成・送付】

収支報告書を1ヶ月に一度発行します。

オーナーへ送付が必要な書類や資料を添付してまとめて送ります。

収支報告書は送金日の2・3日前には発送し、着金日にはオーナーの手元に届いているよう予定を組みます。

送付後は収支報告書の内容についてオーナーから問い合わせが入ることがあります。

迅速に答えられるよう準備しておきましょう。

契約更新業務

更新とは、契約期間満了を迎える契約者と条件を再確認し、契約更新書類を締結する業務です。

期間満了日までに更新契約を完了させましょう。

更新とは合意更新、法定更新、自動更新の3つに大別されます。

合意更新とは、

契約期間・契約条件などについて賃貸人・賃借人の合意を持って契約の更新を行うことを指します。

法定更新とは、

契約期間中に合意更新に至らず、期間満了日を迎えてしまった場合、法律の規定により当事者の意思に関わりなくされる更新のことを指します。

自動更新とは、

契約期間満了を迎えても書類などの手続きを交わすことなく同一条件で更新されることを指します。

管理会社としては、法定更新は契約期間の定めがなく、不安定な契約となりますので合意更新の締結に努めることが大切です。

家賃交渉の対応

家賃交渉は更新を機に、

・オーナーからは値上げの依頼

・契約者からは値下げの依頼

をされることが多いです。

近年は、契約者がインターネットを活用し簡単に現在の相場状況や募集賃料を把握できるようになったため、値下げの交渉が増えています。

家賃交渉があった場合、契約年数・他の部屋との比較・周辺状況・設備などを考慮し相手方にお伝えします。

トラブルを防ぐために慎重に対応しましょう。

保険更新業務

賃貸借契約を締結する際に火災保険への加入を勧める管理会社がほとんどですが、保険の必要性について疑問を持たれる賃借人がいることから、契約時にしっかりと説明することが大切です。

火災保険は3つの分野の保証を対象にしています。

1、家財の損害

2、オーナーに対する賠償責任

3、第三者への賠償責任

これらのうち、最も重要なのが「オーナーに対する賠償責任」です。

火事を起こしてしまった場合、失火者に重大な過失がなければ損害賠償責任は負いません。

これは失火責任法で定められています。

しかし、賃貸アパートやマンションに入居している場合は、契約者は賃貸借契約に基づき、部屋を元通りにして退去する義務があります。（原状回復義務）

この原状回復義務により、賃借人が失火してしまった場合、オーナーに対して損害賠償責任を負います。

万が一、火災が起きてしまった場合に何百万という金額を簡単に払える方はそう多くはありません。

賃貸人・賃借人の資産を守るために火災保険への加入を勧めることは管理会社として大切な仕事の一つです。

まとめ

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